MATERI KELAS 1 :MENCARI DAN MENGGANTI KATA

Mengerjakan suatu dokumen dengan teks yang panjang pada microsoft office word dan seumpama anda ingin mencari kata yang spesifik di dalamnya, wow.. bisa anda bayangkan berapa lama hal ini akan memakan waktu jika menggunakan cara manual. Jika memang demikian fungsi fitur ‘Find and Replace’ dapat membantu anda menghemat waktu anda. Seumpama anda ingin menemukan kata ‘bundar’ dalam dukumen microsoft office word yang panjang dan asumsikan dalam dokumen tersebut terdapat 200 kata ‘bundar’, apakah anda akan mencarinya satu persatu dengan mengecek dari halaman atas sampai ke bawah! Wah.. kalau begini caranya bisa memakan waktu seharian.
Diasumsikan lagi anda ingin mengganti (replace) kata ‘bundar’ dengan ‘bulat’ misalnya, langkah pertama yang harus anda lakukan adalah membuka fitur ‘Find and Replace’ pada menu home >> kemudian disebelah pojok kanan atas akan anda temukan fitur ini. Atau untuk mempersingkat waktu gunakan keyboard shortcut dengan menekan tombol ‘Ctlr+F’. Sehingga akan keluar kotak dialog ‘Find and Replace’, arahkan pada tab ‘Replace’ >> isikan kata yang ingin anda cari (dari contoh di atas ingin mencari kata ‘bundar’) pada bagian ‘Find what’ dan isikan kata pengganti (contoh kata ‘bulat’) pada kotak isian ‘Replace with’. Coba tekan tombol ‘Find Next’ dan lihat apa reaksinya, fitur ‘Find and Replace’ akan menunjukkan kata pertama yang anda cari. Jika anda ingin kata tersebut diganti cukup tekan tombol ‘Replace’, atau abaikan jika anda tidak ingin merubahnya dengan klik pada tombol ‘Find Next’.
Jika anda klik pada tombol ‘Replace’ maka secara otomatis kata tersebut akan direplace dengan kata baru anda dan fitur ‘Find and Replace’ akan mencari kata berikutnya sesuai dengan apa yang anda ketikkan pada kotak isian ‘Find What’. Atau jika anda sepenuhnya yakin untuk mengganti kata ‘bundar’ misalnya dengan kata baru anda seperti contoh di atas ‘bulat’ maka tekan tombol ‘Replace All’. Seperti dapat anda lihat dari contoh di atas seumpama terdapat 200 kata ‘bundar’ dan anda menekan tombol ‘Replace All’ maka akan keluar Announcement yang kurang lebih bertuliskan ‘Word has completed its search of the document and has made 200 replacements’. Klik ‘OK’, tutup kotak dialog ‘Find and Replace’.
Coba bayangkan berapa lama waktu yang dibutuhkan seumpama anda mencari 200 kata bundar secara manual. Untuk mempersingkat wakt gunakan fitur ini jika anda ingin mencari kata yang spesifik atau mereplacenya dengan kata baru anda pada microsoft Office Word.

MATERI KELAS 1 : MENCETAK DOCUMEN

setelah kita mengenal dan memahami pengoperasian microsoft word, kita juga perlu mencetak atau print out dokumen-dokumen yang telah di buat.

sebelum mencetak dokumen, ada baiknya jika tampilan cetak dilihat terlebih dahulu. Hal ini dapat dilakukan dengan cara klik atau klik menu File -> Print Preview.

Jika sudah sesuai, cara untuk mencetak adalah dengan klik menu File -> Print sehingga muncul kotak dialog Print seperti gambar dibawah, pilih printer yang digunakan dan atur properti atau lakukan pengaturan hasil cetakan yang dihendaki jika diperlukan. Klik OK.

MATERI KELAS 1 : MENYISIPKAN OBJEK

• menyisipkan gambar
dalam ms word, gambar juga dapat disisipkan ke dalam dokumen. Gambar yang disisipkan dapat berupa file gambar atau kumpulan gambar (clip art) yang telah disediakan program ms word. Untuk menyisipkannya, klik menu Insert – > Picture – >  Clip Art.  Pada bagian Search for di Task Pane, ketikkan kata petunjuk yang berkaitan dengan gambar, contohnya animals. Maka akan didapat hasil gambar seperti pada contoh di bawah ini:

Untuk menyisipkan gambar, klik pada gambar yang diinginkan. Lihat contoh penyisipan gambar kedalam dokumen.

nah kalo menyisipkan gambar dari file, klik menu Insert -> Picture -> From File sehingga muncul kotak dialog seperti berikut.
keterangan :
Pilih gambar yang diinginkan dari folder.

• menyisipkan objek autoshape
AutoShape adalah objek-objek dengan bentuk tertentu yang dapat disisipkan ke dalam dokumen. Objek-objek tersebut antara lain bentuk garis, lingkaran, persegiempat, dan lainnya. Objek-objek tersebut dapat disisipkan dengan memilihnya pada Tool Bar Drawing (Gambar 15). Untuk menampilkan toolbar ini, klik menu View -> Toolbars -> Drawing. Klik tombol AutoShapes kemudian pilih kategori objek sesuai keinginan.

Dari objek-objek yang ada, dapat disisipkan teks didalamnya. Contoh penggunaan salah satu objek dengan teks:

• menyisipkan simbol
Di dalam dokumen juga sering dijumpai pengguna simbol seperti ©, ®, ☺, de-el-el. Cara menyisipkan simbol adalah klik menu Insert -> Symbol sehingga keluar kotak dialog Symbol berikut.
keterangan :
Pilihlah symbol yang hendak digunakan lalu klik Insert.

• menyisipkan diagram
Untuk membuat diagram struktur organisasi seperti contoh di bawah, klik Insert -> Picture -> Organization Chart.

Untuk membuat diagram data seperti pada contoh dibawah, klik Insert -> Picture -> Chart kemudian ganti nilai sesuai yang dihendaki.

Untuk mengubah tipe diagram, klik Chart -> Chart Type sehingga muncul kotak dialog Chart Type seperti gambar dibawah. Pada kotak tersebut pilihlah tipe diagram yang dihendaki, kemudian klik tab OK.

• menyisipkan WordArt
Teks yang dibuat dengan WordArt akan tampak lebih bervariasi. Salah satu contoh penggunaan WordArt adalah di bawah ini:

Cara membuatnya adalah klik atau dapat juga klik menu Insert -> Picture -> WordArt sehingga muncul WordArt Gallery. Pilih kreasi teks sesuai keinginan kemudian ketikkan teks.

• menyisipkan nomor halaman
Penomoran halaman dapat dibuat secara otomatis. Caranya klik menu Insert -gt;Page Numbers sehingga muncul kotak dialog Page Numbers. atur posisi no halaman yang dikehendaki lalu Klik OK.

• Menyisipkan Header dan Footer

Fasilitas Header and Footer digunakan untuk membuat catatan kaki, penomoran halaman, dan yang lainnya. Untuk masuk ke bagian ini, klik menu View -gt; Header and Footer sehingga tampilan dokumen akan berpindah pada area header atau footer. Hal ini diindikasikan dengan teks dan objek di dalam dokumen terlihat redup. Ketikkan teks yang hendak dibuat.

• Borders, Shading, dan Drop Cap
Beberapa tambahan dalam membuat dokumen tampak lebih menarik seperti contoh dibawah ini:

Untuk membuat bagian MICROSOFT OFFICE 2003 yang berwarna oranye dengan garis ungu dibawahnya, caranya adalah dengan klik menu Format -gt; Borders and Shading kemudian akan muncul kotak dialog Borders and Shading.
Tab Borders untuk membuat garis pembatas, tab Page Border untuk membuat garis pembatas pada halaman, sedangkan tab Shading untuk mewarnai satu baris seperti warna oranye pada contoh. Untuk mengganti warna huruf, klik tombol.
Huruf pertama yang ukurannya lebih besar tersebut (M), dapat dibuat dengan klik menu Format -> Drop Cap.

• Membuat kolom
Untuk membuat kolom seperti yang terlihat pada contoh di bawah ini adalah dengan klik menu Format -> Columns. pilih kolom yang di inginkan. misalnya dua kolom, tiga kolom, de-el-el

MATERI KELAS 1 : MENGGUNAKAN TABEL

Pada umumnya, penyisipan tabel ke dalam dokumen berfungsi untuk mendukung penjelasan/uraian dokumen. Untuk membuat tabel, pilih menu Table -> Insert -> Table sehingga muncul kotak dialog Insert Table

keterangan :
• Number of columns: untuk menentukan jumlah kolom, sebagai contoh isikan 2.
• Number of rows: untuk menentukan jumlah baris, sebagai contoh isikan 3.
• AutoFit Bahavior: untuk pengaturan lebar kolom.

Teks dapat langsung diketikkan di dalam sel tabel. Tabel dapat diatur propertinya untuk menyesuaikan tampilannya, misalnya mengatur tampilan garis, memberi warna sel, mengatur posisi, de-el-el

Contoh tabel dibawah ini adalah tabel yang telah diberi variasi:

Variasi pada tabel diatas, dapat dibuat dengan menggunakan berbagai macam fasilitas yang ada pada menu View -> Tool Bars -> Tables and Borders.

MATERI KELAS 1 : MENGEDIT TEXT

setelah mempelajari bagaimana membuat, menutup, dan menyimpan dokumen dalam ms word, sekarang kita perlu mengedit text. Pengeditan teks dalam ms word yang dapat dilakukan antara lain, memilih, menghapus, menggandakan, de-el-el.

• Memilih karakter, kata, baris, dan paragraf
Karakter yang terpilih akan ditandai dengan kotak hitam yang menutupinya dan warna karakter akan berubah terang. Untuk memilih karakter yang berurutan, posisikan pointer di belakang karakter pertama, tekan mouse, kemudian seret ke arah karakter-karakter yang dipilih. Untuk kata-kata yang tidak berurutan, tekan tombol Control pada keyboard sebelum berpindah ke kata yang berikutnya. Untuk memilih satu baris, posisikan pointer di sebelah kiri baris sehingga pointer berubah menjadi tanda anak panah, kemudian klik hingga baris tersebut terpilih. Untuk memilih satu paragraf, posisikan pointer di atas sembarang teks di dalam paragraf, kemudian klik tiga kali maka seluruh paragraf akan terpilih. Dan untuk memilih seluruh karakter, klik menu Edit -> Select All.

• Menghapus karakter
Penghapusan karakter dapat menggunakan tombol Del dan Backspace pada keyboard. Perbedaan diantara keduanya adalah:
- Apabila titik sisip berada di belakang karakter yang akan dihapus, gunakan tombol Del pada keyboard.
- Apabila titik sisip berada di depan karakter yang dihapus, tekan tombol Backspace pada keyboard.

• Menggunakan perintah Copy, Cut, dan Paste
Perintah Copy dan Paste mempunyai kaitan. Perintah Copy digunakan untuk menggandakan karakter yang terpilih untuk kemudian menempatkannya pada posisi lain, perintah Paste adalah untuk menempatkan hasil pengoperasian perintah tersebut ke tempat yang baru. Perintah Cut digunakan untuk memotong karakter yang terpilih untuk kemudian dipindahkan. Perintah Cut juga memerlukan perintah Paste untuk menempatkan hasil ke tempat yang baru. Bedanya dengan perintah Copy adalah perintah Cut akan menghapus karakter yang berada pada posisi aslinya, sedangkan perintah Copy tidak menghapus karakter pada posisi asli. Perintah Copy, Cut, dan Paste juga berlaku antar dokumen.

• Menggunakan perintah Undo dan Redo
Perintah Undo digunakan untuk mengembalikan aksi yang telah dilakukan ke aksi sebelumnya. Sedangkan Redo adalah sebaliknya.

• Menggunakan penomoran dan penandaan
Seringkali di dalam dokumen dijumpai penulisan teks dengan penomoran (numbering) dan penandaan (bullet). Program MS Word menyediakan fasilitas Bullet and Numbering untuk membuat variasi teks.

berikut adalah contoh penggunakan penomoran dan penandaan:
Contoh Penomoran :
Produks Office antara lain :
1. MS Word
2. MS Excel
3. MS Power Point

Contoh Penandaan :
Produks Office antara lain :
• MS Word
• MS Excel
• MS Power Point

MATERI KELAS 1 : MENULIS DAN MEMFORMAT TEXT SERTA PARAGRAF

Pengetikan teks dimulai dari titik sisip (titik iterasi). Titik sisip dapat dilihat dari garis hitam yang berkedip di dalam halaman dokumen. Dalam mengetikkan teks, penekanan tombol Enter pada keyboard akan membuat paragraf baru.

Untuk membuat hasil yang maksimal, maka diperlukan pemformatan karakter, seperti menentukan jenis huruf, tipe huruf, ukuran huruf, de-el-el.

Pemformatan karakter dapat diterapkan sebelum ataupun sesudah pengetikan.
Klik menu Format -> Font untuk melakukan pemformatan sehingga muncul kotak dialog Font seperti berikut :

keterangan :
• Font: untuk menentukan jenis huruf yang digunakan.
• Font Style: menentukan tipe huruf, yaitu Regular (biasa), Italic (miring), Bold (tebal), dan Bold Italic (tebal dan miring).
• Size: menentukan ukuran huruf.
• Font Color: menentukan warna huruf.
• Effects: untuk membuat efek-efek yang akan diterapkan pada teks.
• Preview: menampilkan contoh hasil pengaturan format teks.

Selain pemformatan huruf, juga ada pengaturan paragraf. Perataan paragraf ada empat macam, yaitu rata kiri, rata tengah, rata kanan, dan rata kiri kanan.

Contoh penggunaan perataan paragraf:
• Rata kiri
• Rata tengah
• Rata kanan
• Rata kiri kanan (justified)

Pengaturan spasi baris adalah pengaturan jarak antar baris di dalam paragraf. Pengaturan ini dapat dilakukan dengan tombol Line Spacing.

Contoh penggunaan line spacing single dan line spacing double

Menyisipkan tabulasi juga sering digunakan dalam membuat dokumen. Contoh penggunaannya seperti :

Cara paling mudah dalam menggunakan tabulasi adalah dengan memposisikan pointer pada Ruler kemudian klik pointer sehingga muncul simbol tabulasi. Untuk menghapus tabulasi, seret simbol tabulasi keluar Ruler. Ada lima alignment yang dapat dipilih, yaitu Left, Center, Right, Decimal dan Bar.

MATERI KELAS 1 : membuat, menyimpan, menutup dan membuka dokumen ms word

setelah kita mempelajari cara membuat dokumen baru pada ms word, sekarang kita perlu menyimpannya. Nah Untuk menyimpan dokumen baru, secara default nama dokumen yang dibuat akan berurutan, yaitu Document 1, Document 2, Document 3, dan seterusnya. Cara untuk menyimpan dokumen adalah sebagai berikut:
1. Klik menu File -> Save atau File -> Save As sehingga muncul kotak dialog Save As berikut

2. Di dalam kotak dialog tersebut, lakukan pengaturan sebagai berikut:
• Save in: tentukan lokasi folder tempat dokumen akan disimpan.
• File name: ketikkan nama untuk identifikasi dokumen.
• Save as type: type dokumen, gunakan default yang diberikan, yaitu Word Document.
• Klik tab Save untuk menyimpan dokumen tersebut.

Untuk menyimpan dokumen lama yang telah diedit, klik menu File -> Save. Apabila dokumen tersebut hendak disimpan dengan nama yang berbeda, klik File -> Save As sehingga caranya sama seperti menyimpan dokumen baru. Apabila dalam menyimpan dokumen, nama yang digunakan sama dengan nama yang sudah ada di dalam folder, maka kotak konfirmasi seperti ini :

• Replace exiting file: menimpa file yang sudah ada dengan dokumen baru.
• Save change with a different name: menyimpan dokumen baru dengan nama lain.
• Merge into exiting file: menggabungkan perubahan yang dilakukan kedalam file yang sudah ada.

Setelah selesai mengedit dokumen dan memastikan sudah menyimpannya, ada beberapa cara untuk menutup dokumen, yaitu:
• Klik menu File -> Close.
• Klik tombol Close Window yang terdapat di dalam Title Bar.

Dokumen yang telah disimpan dapat dibuka dengan salah satu cara berikut:
• Klik menu File -> Open.
• Klik tombol Open yang terdapat di dalam Tool Bar.
kemudian pilih file dokumen yang hendak dibuka.

Agar file-file dokumen tertata rapi, hendaknya file disimpan di dalam folder sesuai kategori, ini juga dapat membantu saat hendak membuka file yang telah tersimpan. Untuk membuat folder, lihat kotak dialog gambar 10, bedanya hanya klik kanan pada mouse lalu pilih New -> Folder.